Statuts & Règlement intérieur

 

Règlement intérieur en italique complète les statuts

 
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ARTICLE 1 : Constitution et dénomination
 
Il est constitué entre les adhérents aux présents statuts et ceux qui y adhèreront ultérieurement, une association régie par la Loi du 1er juillet 1901 modifiée et ses textes d’application, ayant pour dénomination : 
« MEMOIRE & PATRIMOINE du SALIGNACOIS »
 
ARTICLE 2 : Objet de l’association
 
L'association « MEMOIRE & PATRIMOINE du SALIGNACOIS » a pour objet de : 
  - promouvoir les recherches et conserver tout indice relatif au passé historique, social et culturel du canton en créant un fond documentaire en un lieu public,
  - participer à la restauration, à la conservation et à la mise en valeur du patrimoine sous tous ses aspects, en concertation avec les différents acteurs institutionnels,
  - participer à la sauvegarde de la langue et de la culture occitane ainsi qu’à la diffusion, au partage et à l’animation du patrimoine historique et culturel, sous toutes ses formes.
 
ARTICLE 3 : Moyens d’action
 
Pour atteindre les objectifs, les moyens d’action de l’association sont notamment :
- les recherches, évaluations, concertations et interventions avec les organes compétents.
- la promotion et la réalisation des projets retenus, par des réunions, ateliers, publications, conférences, organisation de manifestations de soutien et toutes autres initiatives.
- la définition et la mise en œuvre des moyens financiers nécessaires à la réalisation des projets et au fonctionnement de l’association.
 
ARTICLE 4 : Siège social
 
Le siège social est fixé à : SALIGNAC-EYVIGUES (Dordogne), à la Communauté de Communes 
Pôle des services publics.
Il pourra être transféré en tout autre lieu par simple décision du conseil d’administration de l’association.
 
ARTICLE 5 : Durée de l’association
 
La durée de l’association est illimitée.
 
ARTICLE 6 : Composition de l’association (Membres)
 
L’association se compose de plusieurs catégories de membres :
- les membres actifs, personnes physiques ou personnes morales, acquittant une cotisation annuelle (5E déterminée par le bureau et entérinée en AG) sont membres de l’assemblée générale et ont droit de vote.
 
Toute adhésion d’une personne morale ( ex autre association) est assortie d’une convention de partenariat . Le montant de la cotisation est défini par le bureau et noté dans la convention 
La personne morale donne mandat à l’un de ses membres nommément désignée pour la représenter
 
- les membres de droit, représentant les collectivités locales : le Conseiller Général du canton, le Président de la Communauté de Communes du Salignacois, les Maires des communes du canton.
Ils sont membres de l’assemblée générale, et ont droit de vote. Celui qui a un double mandat, ne votera qu'une seule fois.
 
- les membres donateurs ou bienfaiteurs. Ils sont membres de l’assemblée générale et à ce titre peuvent intervenir mais n’ont pas de droit de vote.
- les membres d'honneur, désignés par l'assemblée générale. Ils sont membres de l’assemblée générale et à ce titre peuvent intervenir mais n’ont pas de droit de vote.
 
 ARTICLE 7 : Acquisition et perte de la qualité de membre
 
Pour faire partie de l’association, il faut adhérer aux présents statuts, répondre aux critères d’admission éventuels puis s’acquitter de la cotisation annuelle.
 Il faut en manifester le désir par écrit en remplissant le modèle de demande d’adhésion joint. 
Toute demande d'adhésion entraîne une adhésion immédiate, pour couverture d'assurance, mais elle n'est que provisoire jusqu'à l'examen du conseil d'administration. La cotisation est dûe en entier pour l’année au cours de laquelle elle intervient.
Après avis favorable du Conseil d'Administration le demandeur recevra sa carte d'adhérent officialisant ainsi son adhésion ainsi qu’une copie des statuts et du règlement intérieur.
 
Les membres actifs de l'association peuvent perdre leur qualité de membres en cas de :
- démission,
- décès pour les personnes physiques ou dissolution, pour quelque cause que ce soit, pour les personnes morales.
- décision de radiation pour défaut de paiement de cotisation, ou pour motif grave. 
 
ARTICLE 8 : Responsabilité des membres
 
Aucun des membres de l’association n’est personnellement responsable des engagements contractés par elle. Seul le patrimoine de l’association répond de ses engagements.(tout don ou souscription affectée à un projet ne pourra en aucun cas être considéré comme faisant partie du patrimoine de l’association.)
 
ARTICLE 9 : Ressources de l’association
 
Les ressources de l’association se composent :
- des cotisations acquittées par les membres actifs de l'association, 
- des subventions susceptibles d’être accordées par la Communauté européenne, l’État, les Collectivités territoriales et les Établissements publics,
- du soutien financier, sponsoring, dons d’entreprises publiques ou privées, ou des souscriptions et des dons de particuliers, ou de tout autre organisme intéressé agréé par l’association,
- du produit de la vente des billets donnant accès aux manifestations qu’elle organise, de la vente permanente ou occasionnelle de tous produits ou services dégageant des ressources affectées exclusivement à la réalisation de son objet,
- des intérêts et revenus des biens et valeurs appartenant à l'association ainsi que de tout autre ressource ou financement autorisé par la loi.
- Pour les dons, un modèle de reçu pour don unique sera remis aux entreprises ou aux particuliers (cerfa n°11580*03-instruction administrative du 09/06/2008- 7S-5-08)
Cet imprimé remis pourra engendrer pour le donateur, une possibilité de réduction de son imposition dans les conditions suivantes : déduction de 66% de leur montant, les sommes prises dans la limite de 20% du revenu imposable. (voir les nouvelles règles en vigueur)
- Toute cotisation versée sans contrepartie (appréciable en fonction de la nature des avantages éventuellement accordés à l’adhérent) peut donner lieu à délivrance d’un reçu fiscal (voir les nouvelles règles en vigueur).
 
ARTICLE 10 : Assemblée générale ordinaire
 
L’assemblée générale ordinaire est l’organe souverain de l’association où tous les membres actifs de l’association à jour de leur cotisation ainsi que les membres de droit, sont invités à délibérer au moins une fois par an. 
Quinze jours au moins avant la date fixée, et au plus tard deux mois après la fin de l’exercice (31 décembre de l’année), les membres de l’association sont convoqués par courrier. Afin de réduire les dépenses de l’association, les convocations se feront, dans la mesure du possible, par mail avec accusé de réception.
La convocation à l’AG comportera l’ordre du jour, et sera accompagnée au minimum du bilan financier et des propositions de candidatures validées par le dernier CA de l’exercice.
L’assemblée après avoir délibéré, se prononce : 
- sur le rapport moral ou d’activité, sur les comptes de l’exercice financier, ainsi que sur la situation financière globale de l’association, donnant ainsi quitus de leur gestion aux membres du conseil d’administration et des responsables de sections éventuelles.
- sur les orientations à venir et sur toutes questions posées à l‘ordre du jour. 
Elle procède également à :
- la nomination ou au renouvellement des membres du conseil d’administration dont les mandats arrivent à échéance.
- elle fixe le montant de la cotisation annuelle.
- le cas échéant elle autorise le conseil à prendre tout acte ou opération qui excèdent ses pouvoirs.
 
Les décisions de l’assemblée sont prises à la majorité des membres actifs et de droit présents. 
Pour l'élection des membres actifs du conseil d'administration, le scrutin secret est requis. Pour les autres cas, les décisions seront votées à main levée ou à bulletin secret sur demande. 
En cas d’empêchement, un membre actif peut se faire représenter par pouvoir écrit nominatif, par un autre membre actif. Toutefois, chaque membre actif ne peut être porteur que d’un mandat, outre le sien.
 
Si des décisions urgentes devaient être prises nécessitant la consultation des adhérents, (à l’appréciation du conseil d’administration ou du tiers de ses membres) une assemblée générale pourrait être organisée sans attendre celle de fin d’exercice, selon les mêmes modalités que l'assemblée générale de fin d'exercice. 
 
Conseil d’administration pré-AG : Toutes les assemblées générales (de fin d'exercice ou autres)  doivent être précédées d’une réunion préparatoire du conseil d’administration, minimum quinze jours avant l’AG. 
 
Renouvellement des postes du CA
Toute démission ou candidature, devra être présentée par écrit au conseil d’administration au moins un mois avant la fin d’exercice. Les candidatures ne sont pas limitées en nombre et seront soumises au vote suivant les postes à pourvoir ou à renouveler. 
Pour les postes renouvelables, les titulaires d'une fonction sont supposés candidats à leur succession, sauf déclaration contraire de leur part dans le délai supra indiqué.
 
ARTICLE 11 : Conseil d’administration
 
L’association est dirigée par un conseil d’administration composé d’au moins trois membres et de 24 membres au plus (1 seul par famille vivant sous le même toit),  pris parmi les membres actifs, jouissant pleinement de leurs droits civiques. Ils sont élus par l’assemblée générale pour six années. Les membres du conseil sont rééligibles par tiers tous les deux ans. Les deux premiers renouvellements se font après tirage au sort des membres sortants. 
Outre ses membres élus, le conseil comprend deux membres de droit, représentant la communauté de communes du Salignacois, nommément désignés, siégeant avec voix consultative.
Le mandat de membre du conseil prend fin par la démission, la non-réélection en fin de mandat ou la perte de la qualité de membre.
En cas de vacance de poste, le conseil  pourvoit provisoirement au remplacement de ses membres. Il est  procédé à leur remplacement définitif à l’assemblée générale suivante. Le mandat des membres ainsi élus prend fin à l’époque où devrait normalement expirer le mandat des  membres remplacés.
Pour être membre du conseil d’administration, il faut être âgé de 18 ans au moins au jour de l’élection, être membre depuis au moins un an et être à jour de sa cotisation.
Les fonctions de membre du conseil d'administration sont bénévoles; seuls les frais et débours occasionnés pour l’accomplissement du mandat d’administrateur sont remboursés au vu des pièces justificatives. 
Frais réels : Les frais de débours concernent l’ensemble des membres actifs. 
Tous les frais engagés pour le compte de l’association peuvent être pris en charge par celle-ci, si elle a donné son accord préalable. Le bénévole doit fournir une note de frais ainsi que les justificatifs qui seront enregistrés en comptabilité.
Le barème des frais kilométriques sera celui applicable par l’administration fiscale. (Article 302A.2 du code général des impôts publié chaque année). Les notes de frais devront comporter: la date du déplacement, le lieu de départ et d’arrivée, l’objet du déplacement, le nombre de kilomètres, le tarif appliqué, la somme due par l’association. 
 
Le renoncement à remboursement des frais et droit à déduction d’impôt
L’association est habilitée à délivrer des reçus de dons.
Le bénévole doit établir une note de frais et une attestation de renonciation au remboursement.
Les frais avancés par le bénévole sont enregistrés dans la comptabilité, avec production de pièces justificatives; en charges dans le compte concerné (transport, téléphone, fournitures) et en produits dans le compte dons.
Le trésorier peut alors faire un justificatif de don par personne et par année, sous réserve que l’association soit toujours habilitée. (voir réglementation actuelle)
 
ARTICLE 12 : Réunions du conseil d’administration
 
Le conseil se réunit sur convocation du président au moins deux fois par an et chaque fois qu’il le juge nécessaire ou à la demande écrite d’au moins la moitié de ses membres. 
Les décisions sont prises à la majorité des voix des présents ou représentés. En cas de partage, la voix du président est prépondérante. 
Les convocations aux réunions, adressées au moins dix jours avant la date fixée,  précisent le lieu de la réunion et l’ordre du jour.
Tout membre du conseil peut donner par écrit mandat à un autre membre de le représenter à une réunion du conseil, sachant qu'un membre du conseil ne peut recevoir qu’une seule procuration d’un autre membre lors d’une séance déterminée.  
Tout membre du conseil qui, sans excuses, n'aura pas assisté à trois conseils consécutifs, pourra être considéré comme démissionnaire.
Pour débattre de sujets spécifiques (affectations de fonds ou autres) des conseils d’administration pourront être élargis à l’ensemble des maires du canton. Ces derniers pourront prendre la parole mais n'auront pas le droit de vote.
 
ARTICLE 13 : Pouvoirs du conseil d’administration
 
Le conseil d’administration est l’« exécutif » de l’association. Il assure la gestion de l’association entre
deux assemblées générales de fin d‘exercice. C’est un lieu de réflexion, de propositions, de décisions. 
Il est chargé notamment :
- de la mise en œuvre des orientations décidées par l'assemblée générale, de toute décision relative à la gestion du patrimoine de l’association, en particulier celle relative à l’emploi des fonds.
- de la préparation des budgets et des comptes annuels de l’association, de l'ordre du jour des assemblées générales. 
 
Le conseil peut déléguer tel ou tel de ses pouvoirs, pour une durée déterminée, à un ou plusieurs de ses membres, en conformité avec le règlement intérieur. 
 
Bureau et responsables de sections ou commissions
 
Parmi ses membres, le conseil élit à la majorité, au scrutin secret, un bureau composé d’un président (et s’il y a lieu d’un ou plusieurs vice-présidents), d’un secrétaire (et s'il y a lieu d’un secrétaire adjoint) et d’un trésorier (et s'il y a lieu d’un trésorier adjoint) et éventuellement des responsables de sections et/ou de commissions pour assurer la gestion courante de l’association. 
Pour être président il faut être membre du bureau depuis au moins un an.
Pour être responsable de section ou de commission il faut être élu au Conseil d’administration.
 
Le bureau est l’organe permanent de l’association, il prépare les travaux du conseil d’administration et prend toute décision nécessaire au bon fonctionnement quotidien de l’association.
 
Réunion de bureau: Les convocations doivent se faire par le secrétaire au minimum une semaine à l’avance avec un ordre du jour défini. Les décisions se prennent à la majorité relative.
Un compte rendu sera systématiquement établi, diffusé et enregistré par le secrétaire.
En cas d’absence injustifiée à plus de trois séances dans l’année, un membre du bureau peut être déclaré démissionnaire d’office.
 
Passation de pouvoir: A chaque changement des membres du bureau, les sortants auront la charge de transmettre tous les documents d’archives et dossiers en cours relatifs à l’association, à leurs successeurs dans le mois qui suit leur cessation de fonction.
Le président sortant devra prévenir les administrations ayant en charge d’instruire les dossiers en cours, en annonçant le nouveau président.
Le secrétaire devra en particulier prévenir la sous-préfecture de tout changement survenu dans l’association dans le mois qui suit l’assemblée générale.
 
Définition des taches de chacun des membres du bureau: (poste au masculin ou au féminin)
 
Le président : Il représente l’association à l’égard des tiers et de la justice tant en demande qu’en défense. 
Il assure les relations publiques, internes et externes. Il assure la régularité du fonctionnement de l’association, veille au fonctionnement régulier des commissions de travail. 
Il dirige l’administration de l’association: signature des contrats, embauche du personnel. Il signe tous les contrats qui engagent l’association (contrat de travail, banque, convention, dossier de demande de subvention…) mais ne prend pas les décisions seul : le conseil d’administration aura approuvé au préalable la signature des contrats ou des conventions.
Il préside toutes les assemblées (en cas d’empêchement de sa part, il pourra être remplacé par un vice-président ou par le secrétaire). Il fait le rapport moral annuel à l’assemblée générale et signe conjointement avec le secrétaire toutes les délibérations.
Il peut déléguer son pouvoir mais il doit y avoir une preuve de cette délégation et doit se tenir régulièrement informé de l’évolution des missions déléguées.
 
Le vice-président :
Il supplée le président en cas d’absence et peut avoir une délégation spécifique sur certains dossiers
 
Le secrétaire : Le secrétaire éventuellement assisté d’un secrétaire adjoint assiste le président pour le fonctionnement régulier de l‘association.
Le secrétaire tient la correspondance de l’association. Il est responsable de la rédaction des procès-verbaux, de la tenue des registres, de l’entretien du matériel informatique de bureau, ainsi que de la conservation des archives de l’association. La durée d’archivage est illimitée.
Les registres règlementaires sont :
-Registre des délibérations des assemblées générales (modifications des statuts, changement de composition du conseil d’administration, orientations.)
-Registre des membres de l’association,
-Registre des comptes rendus de réunion du conseil d’administration et du bureau,
-Registre de toutes les adresses administratives et relatives à toutes les organisations de l’association.
Les archives informatiques devront être sauvegardées sur disque de secours en lieu sûr, différent des archives papiers et du matériel informatique. 
Voir la possibilité d’utiliser le fond documentaire comme lieu d’archivage sécurisé. (Procédure à détailler)
Il peut jouer un rôle clé dans la communication interne et externe de l’association. Il établira le planning des taches dans les organisations, épaulé par le responsable organisateur de l’activité et validé par le président.
Le secrétaire adjoint remplace le secrétaire en cas d’empêchement de celui-ci, il lui supplée avec les mêmes pouvoirs dans toutes les fonctions.
 
Le trésorier : Le trésorier est chargé de tout ce qui concerne la comptabilité de l’association. Il est chargé de toutes les opérations et en est responsable. Il effectue les paiements, perçoit les sommes dues à l’association ainsi que les cotisations.
Il est chargé de la tenue des registres comptables et du registre d’inventaire des biens de l’association,
Il doit rendre compte régulièrement de sa gestion au bureau et au CA.
Il regroupe en fin d’année les comptabilités de toutes les activités des sections. Dans ce dernier cas, il est nécessaire que 
le conseil d’administration acte des délégations de pouvoir à des responsables de sections.
Le trésorier doit préparer pour l’assemblée générale ordinaire un compte de résultat et un bilan financier au 31 décembre de l’année. Il sera présenté au dernier conseil d’administration de fin d’exercice (réunion préparatoire de l’AG).
Le trésorier doit en outre favoriser la dynamique associative en permettant à chacun de participer aux prises de décisions en pleine connaissance de cause (budgets prévisionnels, simulations, tableaux de bord etc..).
 
Le budget prévisionnel : (prévisions recettes et dépenses pour l’année à venir) sera discuté au CA et également présenté à l’AG pour adoption.
 
Signature des chèques : Seuls le trésorier, le secrétaire et le président sont habilités à signer des chèques. Cependant dans tous les cas, le trésorier devra donner son accord afin de maintenir le compte courant approvisionné. D’autre part, tout règlement supérieur à 500 Euros (en dehors des contrats) devra avant son émission, faire l’objet d’un accord préalable du bureau.
De même au cours d’un même exercice, la totalité des règlements effectués à une même personne ne pourra dépasser le montant fixé ci-dessus sans accord préalable du bureau.
 
Comptabilité de l’association : Elle doit permettre à tout trésorier :
-de fournir aux administrateurs des informations permettant de mettre en adéquation la politique de l’association et les moyens financiers,
-de suivre les évolutions des charges et des produits en cours d’exercice,
-de rendre des comptes aux adhérents,
-de justifier de l’utilisation des fonds auprès des financeurs et de la légalité de leur utilisation.
 
Règles de gestion et de transparence : Elles font référence aux principes comptables et règles d’établissement des comptes conformément aux règles en vigueur.
Toutes les opérations comptables sont enregistrées au jour le jour selon les règles en la matière sur un livre journalier de compte avec pages numérotées, (Comptabilité simple sur deux colonnes). Cela permet d’avoir une explication sur tout mouvement d’argent. Les contrôles se font dès réception du relevé bancaire.
Tout achat ne pourra se faire que si le trésorier ou autre membre du bureau habilité a préalablement établi un bon de commande. Cette procédure est obligatoire pour éviter des oublis de paiement et des achats injustifiés.
Toute recette ou dépense quel que soit son montant doit faire l’objet d’une pièce justificative.
 
Pour les manifestations de soutien : Le trésorier proposera au bureau un système de relevés de caisses et de transport de fonds, garantissant fiabilité et transparence.
Il aura une fonction d’organisation (préparation carnets de billetterie validés et fonds de caisse pour les caissiers), puis une fonction de contrôle (comptage des recettes et vérification de la cohérence des chiffres avec chacun des caissiers et signature des deux parties). 
Pour des manifestations importantes, le bureau pourra mandater un releveur de fonds (entre caissiers et trésorier) qui sera sous le contrôle du trésorier. Ce releveur de fonds devra comptabiliser et enregistrer chaque mouvement d’argent avec signatures des tierces personnes (caissiers et trésorier).
Pour les organisations avec droit d’entrée payable par tous les adhérents, le trésorier devra mettre en place un système de transparence (registre de participation des membres au même titre qu‘une cotisation.) Chacun des organisateurs devant aux yeux des autres pouvoir prouver leur participation comme tout un chacun.
D’une manière générale, tout mouvement de fonds sera immédiatement enregistré sur un cahier journalier.
L’argent recueilli sera déposé immédiatement en banque ou dans un lieu sécurisé, différent des cahiers de relevés et de la billetterie restante avec souches de carnets, qui seront archivées également en un lieu sûr, défini par le bureau. (Archivage au moins dix ans) (Voir utilisation du fonds documentaire)
Ces opérations comptables seront transcrites en informatique en appliquant la comptabilité analytique (affectation de chaque charge et produit à une activité de l’association) pour faciliter la gestion et la présentation du bilan financier annuel.
Toutes les factures et justificatifs sont classés par poste et numérotés au même titre que les relevés bancaires.
 
Contrôle des comptes : En raison de l’objet de l’association et de la possibilité de recevoir des subventions et des dons d’entreprises ou de particuliers, l’association sollicitera un contrôleur des comptes.
 
Article 14 : Sectorisation :
 
Certaines activités de l’association peuvent être organisées autour d'une section. 
Chaque section a une autonomie de fonctionnement et de budget et doit rendre compte de son activité à chaque assemblée générale de l’association.
Son organisation interne (éventuellement président de section, trésorier de section, etc...) et les relations avec les instances dirigeantes de l’association seront renvoyées à ce règlement intérieur. Il est nécessaire que le président ou responsable de la section soit représenté au sein du conseil d’administration, pour faire le point de son activité et de ses besoins.
A la différence de la section, la commission n’a pas d’autonomie. Elle est soumise au contrôle du bureau. Un compte rendu des réunions sera établi par le responsable et transmis au secrétaire de l'association pour archivage avec copie au président. 
A chaque CA, le responsable ou son représentant  présentera un bilan d’activité. 
 
SECTION : Organisation et fonctionnement  
 
Pour obtenir un budget annuel de fonctionnement chaque section soumettra en fin d’exercice un budget prévisionnel pour l’année suivante afin de pouvoir le valider en assemblée générale.
Chaque section pourra en outre solliciter des subventions auprès des différents organismes et organiser des manifestations de soutien avec droit d’entrée au même titre qu’une association selon les mêmes règles précédemment définies.
Les sommes allouées au fonctionnement de la section seront affectées sur un compte dédié. Ce compte est géré par le trésorier de la section sous couvert du trésorier principal de l’association.
Au 15 décembre de chaque année, les comptes sont arrêtés et après présentation au conseil d’administration de fin d‘exercice, la section rendra compte à l’assemblée générale de ses travaux, de son résultat d’exploitation et de son bilan financier.
Ce bilan sera intégré en annexe à la comptabilité générale de l’association accompagné des originaux des relevés bancaires et des factures.
 
Direction ou Bureau de section : Tout candidat à la direction de la section doit être obligatoirement  membre actif de la section et être membre du CA. 
 
Réunion de bureau de section : Elles se feront suivant les mêmes règles que pour les réunions de bureau de l'association. Convocations et c-rendus seront archivés par la section.
Un bilan d’activité sera fait par son responsable à chaque conseil d’administration.
 
Spécificité de chaque Section ou Commission :
 
Commission Communication.
L’objet de la commission est d’établir un plan de communication. Il s’agit, en fonction du but recherché, d’inventorier et de classer les supports de communication ainsi que les destinataires, de concevoir, définir et mettre en forme les contenus des messages, adaptés à chaque média, de planifier les étapes pour chaque opération, puis de définir et répartir les tâches entre les membres engagés dans l’action. 
La commission veillera avant chaque diffusion au respect de la réglementation concernant la propriété intellectuelle et le droit d’image (voir guide juridique en pièce jointe)  
Ses travaux seront validés par le bureau. 
 
Section Sauvegarde de la Mémoire et recherche historique.
L’objet de la section est la préservation et la collecte de notre mémoire patrimoniale.
Ses activités intellectuelles reposent sur des écrits à caractère socio culturel et historique. Ces écrits n'engagent que leurs auteurs et ne sauraient, en aucun cas, donner lieu à une responsabilité de l'association. Pour toute diffusion, une autorisation écrite est exigée, selon un modèle imprimé préétabli, qu'il s'agisse d’auteurs, de prêteurs de documents ou de toutes personnes ayant apporté leur témoignage sous quelque forme que ce soit.
Les conditions de diffusion des travaux de chaque auteur seront définies au cas par cas par le bureau et le CA en respectant les règles de la propriété intellectuelle et les obligations de dépôt légal à la BNF.
 
Commission : Atelier OC et culture occitane.
L’atelier OC se réunit une fois par mois (tous les 3ème lundis de chaque mois) en un lieu défini sur le canton. Cet atelier permet d’entretenir le parler patois, on y parle aussi de toponymie…
Cet atelier est animé par un animateur de l’ASCO (Atelier Sarladais de culture occitane)  avec qui notre association a établi une convention de partenariat pour échanger services et expériences (voir en annexe). 
D’autres ateliers pourront être ouverts comme un atelier d’initiation à la danse traditionnelle….
Ces activités sont gratuites et ouvertes à tous à condition d‘être à jour de sa cotisation à MPS.
 
Commission : Patrimoine architectural.
Le but de cette commission est d’aider les communes à la sauvegarde et à la mise en valeur des édifices du patrimoine architectural public en mobilisant toutes les énergies, tant collectives (associations, collectivités territoriales, entreprises) qu’individuelles, autour de programmes concertés pour récolter des fonds (souscription, mécénat et manifestations de soutien).  
Toutes les sommes collectées seront déposées sur un compte dédié pour versement en intégralité au maître d’ouvrage pour le but initialement défini. 
Grâce à la reconnaissance d’utilité publique de MPS, tous les dons faits seront déductibles, selon les règles de l’administration fiscale (voir chapitre trésorerie).
La commission de MPS sera étroitement impliquée dans les décisions relatives aux travaux de rénovation des sites et à leur mise en valeur. 
 
Commission : Patrimoine de proximité.
Sa mission est de faire un inventaire de tout le petit patrimoine cantonal (fontaines, lavoirs, fours, cabanes, croix, pigeonniers, ateliers, granges etc.) pour :
- enrichir un fonds documentaire cantonal public,
- faire une étude architecturale locale,
- encourager les propriétaires à le sauvegarder,
- aider à la restauration ou à la mise en valeur en proposant des aides éventuelles, la Fondation du Patrimoine pourra être sollicitée.
Pour ce faire plusieurs niveaux d’autorisations seront demandés à chacun des propriétaires (voir imprimé modèle en annexe)
 
Commission : Fonds documentaire cantonal.
Sa mission est de créer un fonds documentaire cantonal pour sauvegarder l’historique de la vie de notre canton.
Ce fond documentaire est situé en lieu public au « pôle cantonal des services publics » à Salignac.
Une armoire protégée fermant à clef, est mise à disposition par la communauté de Communes et elle est gérée par un responsable désigné par le conseil d‘administration.
Un registre des donateurs doit être tenu à jour.
Tout élément du fonds comportera le nom de son donateur.
Une autorisation d’utilisation de ces documents sera renseignée par chacun des donateurs (voir modèle en annexe)
 
Commission : Patrimoine artisanal et industriel.
Sa mission est de recenser sur le canton tous les matériels anciens (agricoles, artisanaux ou industriels) pour éventuellement les accueillir dans l’association pour les restaurer et les mettre en valeur et les regrouper pour les exposer de manière ponctuelle ou permanente.
Tout prêt ou don de matériel à l’association fera l’objet d’un document écrit (modèle joint) et sera consigné dans le registre des biens de l’association tenu à jour par le responsable de la commission et le trésorier de l’association
Les objets déposés et les bâtiments les abritant seront couverts par une assurance.
 
Commission : Patrimoine gastronomique et naturel.
Le premier objectif de cet atelier est de collecter les bonnes recettes gastronomiques locales de nos grands-mères. Les premières collectes orales transcrites ou filmées seront sauvegardées dans le fonds documentaire. Ces collectes pourront faire l’objet de publications avec autorisation des donateurs selon le modèle joint.
 
Commission : Animations culturelles
Cette commission aura la charge de préparer des manifestations de soutien pour les différents projets de valorisation ainsi que des animations ludiques ou pédagogiques. 
Son rôle est de :
- proposer des animations ou de venir en soutien de celles générées par les différentes commissions.
- établir les contrats des différents intervenants, et effectuer les réservations nécessaires (salles, matériels etc)
- planifier et piloter des réunions d’organisation,
- définir avec le secrétaire et le président de l’association les taches de chacun pour la bonne marche des organisations.
 
Commission : Site internet :
Un cahier des charges sera établi par la commission « site internet » et validé par le bureau afin que le « web master » désigné par le conseil d’administration puisse construire le site et le faire vivre. 
Les membres du bureau et de chacune des commissions ou sections fourniront à la commission communication tous les éléments à mettre en forme avant transmission au « web master » pour mise en ligne.
· Ex: - Les comptes rendus de réunions et d’activités de toute nature
- Les reportages photos ou vidéos de chacune des activités,
- Les liens avec nos partenaires, 
- Les documents administratifs,
- Les statuts, le règlement intérieur, le bulletin d’adhésion 
Les codes d’accès au site seront connus par tous les membres de la commission. Les règles d’accès et niveaux d’intervention seront définis…
Certains documents ne seront consultables que par certains membres définis par le bureau dès lors qu’ils seront référencés (fichiers partagés à définir : registres des membres, compte-rendu de réunion de bureau, de commissions ou de CA, relevés de comptes…etc) 
 
ARTICLE 15 : Exercice social
 
L’exercice social commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre de chaque année.
Exceptionnellement, le premier exercice commence le lendemain de la publication de la création de l’association au journal officiel pour finir le 31 décembre 2012.
 
ARTICLE 16 : Assemblée générale extraordinaire
 
Si besoin est, sur proposition du conseil d‘administration, ou sur demande écrite de la moitié plus un, des membres actifs de l‘association, une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée.  
Cette assemblée a seule pouvoir de : 
- modifier les statuts, 
- conférer au conseil d’administration toute autorisation pour accomplir des opérations rentrant dans l’objet de l’association et pour lesquelles les pouvoirs statutaires seraient insuffisants. 
- dissoudre l’association selon les modalités prévues à l'article 17,
Les modalités de convocation et de représentation des membres sont identiques à celles de l’assemblée générale ordinaire.
Pour la validité des délibérations de l’assemblée générale extraordinaire, il est nécessaire qu’au moins la moitié des membres actifs de l’association soit présente ou représentée. Si le quorum n’est pas atteint, l’assemblée extraordinaire est convoquée à nouveau selon les mêmes modalités. Elle peut alors délibérer quel que soit le nombre de présents ou représentés. 
Les délibérations sont prises à la majorité des deux tiers des membres actifs présents ou représentés.
 
ARTICLE 17 : Dissolution
 
La dissolution de l’association s’effectue selon les modalités prévues au règlement intérieur et conformément à la législation en vigueur.
L’actif net subsistant sera attribué obligatoirement par l’assemblée générale extraordinaire à une ou plusieurs associations poursuivant des buts similaires, ou, à la communauté de communes du Salignacois pour un projet conforme aux buts de l’association.
 
ARTICLE 18 : Règlement intérieur
 
Ce règlement intérieur a pour objet de préciser et compléter les règles de fonctionnement de l’association non prévues par les statuts. Il est établi par le conseil d'administration qui le fera approuver par l’assemblée générale ordinaire. 
Il précise :
- les rôles des président(e), trésorier(e), secrétaire, responsables de commissions, responsables de sections et autres membres du conseil etc.,
- l'organisation des sections qui composent l'association et leurs relations avec le conseil d'administration et l’assemblée générale, 
- les modalités des votes dans les différentes instances de décision, 
- les modes d’utilisation des différents équipements,
- les critères d’admission éventuels pour être membre ou motifs graves d’exclusion, 
- le contenu et l’étendue des délégations de pouvoir,
- les modalités de dissolution éventuelle de l’association. etc...
 
Les Conventions avec les partenaires préciseront : 
- le contenu des clauses d’entraide et de non concurrence établies avec les associations du canton qui œuvrent (en objet principal) dans certains secteurs d’activités similaires. MPS n’interviendra sur les communes de Borrèze et St Geniès qu’après accord des associations patrimoine existantes.
- les responsabilités et partage d’assurance de chacun
- la répartition des tâches, du budget
-le partage et utilisation du matériel
 
ARTICLE 19 : Courtoisie
 
Les membres de l’association sont tenus à la meilleure courtoisie dans leurs rapports entre eux, et s’interdisent  toute discussion, manifestation ou activité à caractère politique ou confessionnel sortant du cadre de l’objet de l‘association.
Confidentialité: Toutes les informations et discussions internes en bureau ou en conseil d’administration doivent être respectueuses des personnes et confidentielles. Chacun s’alignant sur les décisions collectives. Ce sont uniquement ces dernières qui seront communiquées en interne ou en externe.
 
ARTICLE 20 : Formalités constitutives
 
Tous pouvoirs sont donnés au secrétaire de l'association, aux fins de remplir les formalités de déclaration et de publicité requises par la législation en vigueur.
Seront transmis à la sous-préfecture : le procès-verbal d’assemblée constitutive, le procès-verbal du Conseil d'Administration donnant la liste et les fonctions des membres du bureau, ainsi qu'une copie des statuts.
 

 



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